01
Mapa procesu
Zdarzenie startowe, dane wejściowe, reguły decyzji, wyjątki, właściciele i punkty zatwierdzenia. Dokument, do którego można wrócić przy kolejnych wdrożeniach.
Warsztat automatyzacji dla uczestników webinaru
Wybierasz jeden proces. Uruchamiamy go w Twojej kancelarii
Trzy godziny wspólnej pracy nad jednym powtarzalnym procesem w kancelarii. Opisujemy jego przebieg i konfigurujemy automatyzację na Twoich materiałach. Warsztat prowadzą założyciele Gaius-Lex. Kancelaria nie ponosi kosztów.
Czas
3 godziny
Koszt
0 zł
Forma
online
Wynik
jedna działająca automatyzacja
Formularz zajmuje około dwóch minut. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
Zgłoszenia przyjmujemy do środy, 22 lipca, do godziny 20:00.
Liczba miejsc jest ograniczona, decyduje kolejność zgłoszeń.
Zakres
Warsztat kończy się działającym przepływem.
Trzy godziny pracy na Twoim procesie i Twoich danych. Efektem jest konfiguracja, która po warsztacie zostaje w kancelarii i wykonuje pracę wymagającą dotąd czasu prawnika lub sekretariatu.
02
Jedna automatyzacja
Skonfigurowana, przetestowana na materiałach Twojej kancelarii i przekazana do używania.
03
Instrukcja obsługi
Opis przepływu, warunki działania, sposób obsługi błędu i ścieżka zgłaszania zmian.
04
Lista kolejnych procesów
Uszeregowana według czasu odzyskiwanego w tygodniu, z oceną trudności wdrożenia.
Czas warsztatu: 3 godziny. Koszt dla kancelarii: 0 zł. Liczba procesów objętych wdrożeniem: jeden, wybrany w trakcie warsztatu.
Punkt wyjścia
Praca, która wraca przy każdej sprawie.
Nowa sprawa wpływa mailem. Ktoś zakłada folder, przepisuje dane klienta do systemu, przegląda załączniki, wypisuje braki, dopisuje terminy do kalendarza i wysyła potwierdzenie. Przy następnej sprawie ta sama sekwencja zajmuje dokładnie tyle samo czasu.
Ta warstwa pracy nie wymaga oceny prawnej. Wymaga tylko tego, żeby ktoś ją wykonał - i dlatego wykonuje ją najczęściej osoba, której czas jest najdroższy.
- 01Ponowne wprowadzanie tych samych danych do maila, systemu i dokumentu
- 02Ręczne kompletowanie materiału sprawy z załączników i korespondencji
- 03Terminy pilnowane poza systemem - w kalendarzu prywatnym albo w głowie
- 04Ustalenia rozproszone między pocztą, notatkami i rozmowami
Warsztat dotyczy tej warstwy: powtarzalnej, dającej się opisać regułami i policzyć w minutach.
Przebieg
Trzy godziny podzielone na pięć etapów.
0:00-0:30
Inwentaryzacja
Przechodzimy przez tydzień pracy kancelarii i zapisujemy czynności powtarzalne wraz z ich częstotliwością.
0:30-1:00
Wybór procesu i pomiar bazowy
Wybieramy jeden proces i mierzymy, ile czasu zajmuje dzisiaj. Ten pomiar jest później punktem odniesienia.
1:00-1:45
Mapa przebiegu
Opisujemy zdarzenie startowe, dane, reguły, wyjątki oraz miejsce, w którym prawnik zatwierdza wynik.
1:45-2:30
Budowa przepływu
Konfigurujemy automatyzację na żywo, na Twoich systemach i Twoich materiałach.
2:30-3:00
Test i przekazanie
Uruchamiamy przepływ na realnym przykładzie, poprawiamy, przekazujemy instrukcję i ustalamy kolejne kroki.
Do wyboru
Procesy, od których kancelarie zaczynają.
Podczas warsztatu wybierasz jeden. Poniższe scenariusze pokazują zakres, w jakim się poruszamy - jeśli Twój proces wygląda inaczej, opisz go w formularzu.
01
Przyjęcie nowej sprawy
Zgłoszenie z maila lub formularza tworzy rekord sprawy, strukturę folderów i brief z listą brakujących dokumentów.
Efekt: prawnik otwiera gotową kartę sprawy zamiast składać ją ręcznie.
02
Weryfikacja cytowań przed wysyłką
Pismo przed wysłaniem przechodzi automatyczne sprawdzenie sygnatur, dat i tez wobec źródeł.
Efekt: kontrola, o której mowa na webinarze, wykonuje się przy każdym piśmie, a nie tylko wtedy, gdy ktoś o niej pamięta.
03
Analiza umowy przychodzącej
Dokument porównywany ze standardem kancelarii, z listą odstępstw i punktów do negocjacji.
Efekt: pierwsza wersja uwag powstaje przed przeczytaniem umowy przez prawnika.
04
Chronologia zdarzeń z akt
Oś czasu zbudowana z dokumentów sprawy, z odwołaniem do strony i dokumentu źródłowego.
Efekt: materiał do pisma procesowego zamiast tygodnia czytania segregatorów.
05
Terminy i zadania z pisma
Wpływające pismo generuje zadania z właścicielem i terminem w używanym systemie.
Efekt: termin trafia do kalendarza w dniu wpływu, nie w dniu przypomnienia.
06
Opis i segregacja dokumentów
Typ, data, strony i powiązania nadawane automatycznie przy wpływie do DMS.
Efekt: wyszukiwanie po opisie zamiast po nazwie pliku.
07
Notatka po spotkaniu
Zapis spotkania zamieniany w ustalenia, zadania i wiadomość do klienta.
Efekt: podsumowanie wychodzi tego samego dnia.
08
Rozliczenie czasu pracy
Czynności z systemu i poczty zestawiane w opisy do faktury.
Efekt: koniec miesiąca bez odtwarzania tygodnia z pamięci.
Kolejne kroki
Od zgłoszenia do działającego przepływu.
01
Zgłoszenie
Formularz na tej stronie, około dwóch minut.
02
Rozmowa kwalifikacyjna, 15 minut
Potwierdzamy proces, ustalamy uczestników i termin warsztatu. Kontakt w ciągu 24 godzin roboczych, rozmowę prowadzi Janusz Marszałek.
03
Warsztat, 3 godziny
Online. Termin ustalamy podczas rozmowy, link do spotkania wysyłamy po jego potwierdzeniu.
04
Sprawdzenie po tygodniu
Krótka rozmowa o działaniu przepływu i ewentualnych korektach.
Warunki uczestnictwa
Kiedy warsztat przynosi wynik.
- W spotkaniu uczestniczy osoba decydująca o organizacji pracy w kancelarii.
- Wskazujesz realny proces, który powtarza się co najmniej kilka razy w tygodniu.
- Masz dostęp do systemów, których proces dotyczy, albo do osoby, która ten dostęp ma.
- Możesz przeznaczyć na warsztat trzy godziny bez przerywania na rozprawy i telefony.
Czego warsztat nie obejmuje.
- Migracji danych między systemami.
- Prac wymagających zmian po stronie dostawcy zewnętrznego oprogramowania.
- Zmian wymagających akceptacji działu IT klienta kancelarii.
- Zobowiązania do zakupu czegokolwiek po warsztacie.
Dane
Materiały pozostają pod kontrolą kancelarii.
- Podczas warsztatu możesz pracować na dokumentach zanonimizowanych albo przykładowych.
- Nie potrzebujemy dostępu do akt spraw. Wystarczą przykłady, które sam wskazujesz.
- Dane przetwarzane są w EOG, zgodnie z RODO.
- Modele nie uczą się na danych użytkowników.
Prowadzący
Warsztat prowadzą ci sami ludzie, których słuchasz na webinarze.
Współzałożyciele Gaius-Lex. Skład zależy od wybranego procesu i ustalamy go po rozmowie kwalifikacyjnej.
Paweł Kulig
CEO
Współzałożyciel i CEO Gaius-Lex. Odpowiada za rozwój rozwiązań AI do legal researchu i analizy informacji prawnych.
Na warsztacie: dobór procesu i ocena, gdzie analiza prawna wymaga zatwierdzenia przez prawnika.
Witold Wydmański
CTO
Współzałożyciel i CTO Gaius-Lex. Finalizuje doktorat z uczenia maszynowego na Uniwersytecie Jagiellońskim.
Na warsztacie: konfiguracja przepływu i granice tego, co model wykonuje samodzielnie.
Janusz Marszałek
Dyrektor operacyjny
Współzałożyciel Gaius-Lex, odpowiada za wdrożenia w kancelariach i zespołach prawnych.
Na warsztacie: mapa procesu, integracje z używanymi systemami i plan kolejnych kroków.
Ten sam skład prowadzi komercyjne wdrożenia automatyzacji.
Pytania
Zanim się zgłosisz.
Czy warsztat jest naprawdę bezpłatny?
Tak. Nie wiąże się z zakupem ani z obowiązkiem korzystania z Gaius-Lex po warsztacie. Automatyzacja zbudowana podczas spotkania zostaje w kancelarii.
Czy trzeba mieć konto w Gaius-Lex?
Nie. Część scenariuszy korzysta z Agenta Gaius, część opiera się wyłącznie na systemach, których już używasz. Zakres ustalamy podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
W jakiej formie odbywa się warsztat?
Online, w trzech godzinach jednego dnia. Link do spotkania wysyłamy po ustaleniu terminu.
Ile czasu zajmuje to po stronie kancelarii?
Trzy godziny warsztatu, piętnaście minut rozmowy wstępnej i krótkie przygotowanie: opis procesu oraz dwa lub trzy przykładowe dokumenty.
Czy trzeba pokazywać dokumenty klientów?
Nie. Warsztat może przebiegać na materiałach zanonimizowanych albo przykładowych. Skuteczność testu jest wtedy niższa o tyle, o ile przykłady różnią się od realnych spraw.
Pracujemy na Wordzie, mailu i Excelu. Czy to wystarczy?
Tak. Część najbardziej opłacalnych automatyzacji dotyczy właśnie takich środowisk - poczty, plików i kalendarza.
Kto powinien wziąć udział?
Osoba, która decyduje o organizacji pracy, oraz osoba, która ten proces dzisiaj wykonuje. Optymalnie dwie do czterech osób.
Kto prowadzi warsztat?
Współzałożyciele Gaius-Lex: Paweł Kulig, Witold Wydmański i Janusz Marszałek. Skład zależy od wybranego procesu.
Co dzieje się po warsztacie?
Przepływ działa w kancelarii. Jeśli chcesz rozszerzyć zakres, przedstawiamy wycenę. Jeśli nie chcesz, sprawa kończy się na warsztacie.
Zgłaszam się po terminie. Co wtedy?
Zgłoszenia po 22 lipca, godzinie 20:00, trafiają na listę oczekujących i wracamy do nich przy kolejnej edycji.
Zgłoszenie
Zgłaszam kancelarię do warsztatu
Formularz zajmuje około dwóch minut. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin.