Warsztat automatyzacji dla uczestników webinaru

Wybierasz jeden proces. Uruchamiamy go w Twojej kancelarii

Trzy godziny wspólnej pracy nad jednym powtarzalnym procesem w kancelarii. Opisujemy jego przebieg i konfigurujemy automatyzację na Twoich materiałach. Warsztat prowadzą założyciele Gaius-Lex. Kancelaria nie ponosi kosztów.

Czas

3 godziny

Koszt

0 zł

Forma

online

Wynik

jedna działająca automatyzacja

Zgłaszam kancelarię do warsztatu Zobacz przebieg warsztatu

Formularz zajmuje około dwóch minut. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin.

Zgłoszenia przyjmujemy do środy, 22 lipca, do godziny 20:00.

Dni

Godz.

Min.

Sek.

Liczba miejsc jest ograniczona, decyduje kolejność zgłoszeń.

Zakres

Warsztat kończy się działającym przepływem.

Trzy godziny pracy na Twoim procesie i Twoich danych. Efektem jest konfiguracja, która po warsztacie zostaje w kancelarii i wykonuje pracę wymagającą dotąd czasu prawnika lub sekretariatu.

Mapa procesu

Zdarzenie startowe, dane wejściowe, reguły decyzji, wyjątki, właściciele i punkty zatwierdzenia. Dokument, do którego można wrócić przy kolejnych wdrożeniach.

Jedna automatyzacja

Skonfigurowana, przetestowana na materiałach Twojej kancelarii i przekazana do używania.

Instrukcja obsługi

Opis przepływu, warunki działania, sposób obsługi błędu i ścieżka zgłaszania zmian.

Lista kolejnych procesów

Uszeregowana według czasu odzyskiwanego w tygodniu, z oceną trudności wdrożenia.

Czas warsztatu: 3 godziny. Koszt dla kancelarii: 0 zł. Liczba procesów objętych wdrożeniem: jeden, wybrany w trakcie warsztatu.

Punkt wyjścia

Praca, która wraca przy każdej sprawie.

Nowa sprawa wpływa mailem. Ktoś zakłada folder, przepisuje dane klienta do systemu, przegląda załączniki, wypisuje braki, dopisuje terminy do kalendarza i wysyła potwierdzenie. Przy następnej sprawie ta sama sekwencja zajmuje dokładnie tyle samo czasu.

Ta warstwa pracy nie wymaga oceny prawnej. Wymaga tylko tego, żeby ktoś ją wykonał - i dlatego wykonuje ją najczęściej osoba, której czas jest najdroższy.

01 Ponowne wprowadzanie tych samych danych do maila, systemu i dokumentu
02 Ręczne kompletowanie materiału sprawy z załączników i korespondencji
03 Terminy pilnowane poza systemem - w kalendarzu prywatnym albo w głowie
04 Ustalenia rozproszone między pocztą, notatkami i rozmowami

Warsztat dotyczy tej warstwy: powtarzalnej, dającej się opisać regułami i policzyć w minutach.

Przebieg

Trzy godziny podzielone na pięć etapów.

0:00-0:30

Inwentaryzacja

Przechodzimy przez tydzień pracy kancelarii i zapisujemy czynności powtarzalne wraz z ich częstotliwością.
0:30-1:00

Wybór procesu i pomiar bazowy

Wybieramy jeden proces i mierzymy, ile czasu zajmuje dzisiaj. Ten pomiar jest później punktem odniesienia.
1:00-1:45

Mapa przebiegu

Opisujemy zdarzenie startowe, dane, reguły, wyjątki oraz miejsce, w którym prawnik zatwierdza wynik.
1:45-2:30

Budowa przepływu

Konfigurujemy automatyzację na żywo, na Twoich systemach i Twoich materiałach.
2:30-3:00

Test i przekazanie

Uruchamiamy przepływ na realnym przykładzie, poprawiamy, przekazujemy instrukcję i ustalamy kolejne kroki.

Zgłaszam kancelarię do warsztatu

Do wyboru

Procesy, od których kancelarie zaczynają.

Podczas warsztatu wybierasz jeden. Poniższe scenariusze pokazują zakres, w jakim się poruszamy - jeśli Twój proces wygląda inaczej, opisz go w formularzu.

Przyjęcie nowej sprawy

Zgłoszenie z maila lub formularza tworzy rekord sprawy, strukturę folderów i brief z listą brakujących dokumentów.

Efekt: prawnik otwiera gotową kartę sprawy zamiast składać ją ręcznie.

Weryfikacja cytowań przed wysyłką

Pismo przed wysłaniem przechodzi automatyczne sprawdzenie sygnatur, dat i tez wobec źródeł.

Efekt: kontrola, o której mowa na webinarze, wykonuje się przy każdym piśmie, a nie tylko wtedy, gdy ktoś o niej pamięta.

Analiza umowy przychodzącej

Dokument porównywany ze standardem kancelarii, z listą odstępstw i punktów do negocjacji.

Efekt: pierwsza wersja uwag powstaje przed przeczytaniem umowy przez prawnika.

Chronologia zdarzeń z akt

Oś czasu zbudowana z dokumentów sprawy, z odwołaniem do strony i dokumentu źródłowego.

Efekt: materiał do pisma procesowego zamiast tygodnia czytania segregatorów.

Terminy i zadania z pisma

Wpływające pismo generuje zadania z właścicielem i terminem w używanym systemie.

Efekt: termin trafia do kalendarza w dniu wpływu, nie w dniu przypomnienia.

Opis i segregacja dokumentów

Typ, data, strony i powiązania nadawane automatycznie przy wpływie do DMS.

Efekt: wyszukiwanie po opisie zamiast po nazwie pliku.

Notatka po spotkaniu

Zapis spotkania zamieniany w ustalenia, zadania i wiadomość do klienta.

Efekt: podsumowanie wychodzi tego samego dnia.

Rozliczenie czasu pracy

Czynności z systemu i poczty zestawiane w opisy do faktury.

Efekt: koniec miesiąca bez odtwarzania tygodnia z pamięci.

Kolejne kroki

Od zgłoszenia do działającego przepływu.

Zgłoszenie

Formularz na tej stronie, około dwóch minut.

Rozmowa kwalifikacyjna, 15 minut

Potwierdzamy proces, ustalamy uczestników i termin warsztatu. Kontakt w ciągu 24 godzin roboczych, rozmowę prowadzi Janusz Marszałek.

Warsztat, 3 godziny

Online. Termin ustalamy podczas rozmowy, link do spotkania wysyłamy po jego potwierdzeniu.

Sprawdzenie po tygodniu

Krótka rozmowa o działaniu przepływu i ewentualnych korektach.

Warunki uczestnictwa

Kiedy warsztat przynosi wynik.

W spotkaniu uczestniczy osoba decydująca o organizacji pracy w kancelarii.
Wskazujesz realny proces, który powtarza się co najmniej kilka razy w tygodniu.
Masz dostęp do systemów, których proces dotyczy, albo do osoby, która ten dostęp ma.
Możesz przeznaczyć na warsztat trzy godziny bez przerywania na rozprawy i telefony.

Czego warsztat nie obejmuje.

Migracji danych między systemami.
Prac wymagających zmian po stronie dostawcy zewnętrznego oprogramowania.
Zmian wymagających akceptacji działu IT klienta kancelarii.
Zobowiązania do zakupu czegokolwiek po warsztacie.

Dane

Materiały pozostają pod kontrolą kancelarii.

Podczas warsztatu możesz pracować na dokumentach zanonimizowanych albo przykładowych.
Nie potrzebujemy dostępu do akt spraw. Wystarczą przykłady, które sam wskazujesz.
Dane przetwarzane są w EOG, zgodnie z RODO.
Modele nie uczą się na danych użytkowników.

Zasady bezpieczeństwa danych

Prowadzący

Warsztat prowadzą ci sami ludzie, których słuchasz na webinarze.

Współzałożyciele Gaius-Lex. Skład zależy od wybranego procesu i ustalamy go po rozmowie kwalifikacyjnej.

Paweł Kulig

CEO

Współzałożyciel i CEO Gaius-Lex. Odpowiada za rozwój rozwiązań AI do legal researchu i analizy informacji prawnych.

Na warsztacie: dobór procesu i ocena, gdzie analiza prawna wymaga zatwierdzenia przez prawnika.

Witold Wydmański

CTO

Współzałożyciel i CTO Gaius-Lex. Finalizuje doktorat z uczenia maszynowego na Uniwersytecie Jagiellońskim.

Na warsztacie: konfiguracja przepływu i granice tego, co model wykonuje samodzielnie.

Janusz Marszałek

Dyrektor operacyjny

Współzałożyciel Gaius-Lex, odpowiada za wdrożenia w kancelariach i zespołach prawnych.

Na warsztacie: mapa procesu, integracje z używanymi systemami i plan kolejnych kroków.

Ten sam skład prowadzi komercyjne wdrożenia automatyzacji.

Pytania

Zanim się zgłosisz.

Czy warsztat jest naprawdę bezpłatny?

Tak. Nie wiąże się z zakupem ani z obowiązkiem korzystania z Gaius-Lex po warsztacie. Automatyzacja zbudowana podczas spotkania zostaje w kancelarii.

Czy trzeba mieć konto w Gaius-Lex?

Nie. Część scenariuszy korzysta z Agenta Gaius, część opiera się wyłącznie na systemach, których już używasz. Zakres ustalamy podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

W jakiej formie odbywa się warsztat?

Online, w trzech godzinach jednego dnia. Link do spotkania wysyłamy po ustaleniu terminu.

Ile czasu zajmuje to po stronie kancelarii?

Trzy godziny warsztatu, piętnaście minut rozmowy wstępnej i krótkie przygotowanie: opis procesu oraz dwa lub trzy przykładowe dokumenty.

Czy trzeba pokazywać dokumenty klientów?

Nie. Warsztat może przebiegać na materiałach zanonimizowanych albo przykładowych. Skuteczność testu jest wtedy niższa o tyle, o ile przykłady różnią się od realnych spraw.

Pracujemy na Wordzie, mailu i Excelu. Czy to wystarczy?

Tak. Część najbardziej opłacalnych automatyzacji dotyczy właśnie takich środowisk - poczty, plików i kalendarza.

Kto powinien wziąć udział?

Osoba, która decyduje o organizacji pracy, oraz osoba, która ten proces dzisiaj wykonuje. Optymalnie dwie do czterech osób.

Kto prowadzi warsztat?

Współzałożyciele Gaius-Lex: Paweł Kulig, Witold Wydmański i Janusz Marszałek. Skład zależy od wybranego procesu.

Co dzieje się po warsztacie?

Przepływ działa w kancelarii. Jeśli chcesz rozszerzyć zakres, przedstawiamy wycenę. Jeśli nie chcesz, sprawa kończy się na warsztacie.

Zgłaszam się po terminie. Co wtedy?

Zgłoszenia po 22 lipca, godzinie 20:00, trafiają na listę oczekujących i wracamy do nich przy kolejnej edycji.