AI w urzędach: gdzie realnie pomaga urzędnikowi, a gdzie decyzja musi zostać po stronie człowieka

Urząd Miasta Szczecin uruchomił Wirtualnego Asystenta AI. Mieszkaniec opisuje sprawę własnymi słowami, na przykład "mam nowe auto", a asystent podpowiada, jakie dokumenty przygotować, ile zapłacić i do kiedy złożyć wniosek. Działa całą dobę, a wdrożenie kosztowało około 100 tys. zł. Urząd od początku mówi o ograniczeniach: asystent nie przyjmuje wniosków, nie sprawdza statusu spraw i nie zastępuje pracownika. Może się też pomylić, więc odpowiedzi trzeba sprawdzać w oficjalnych źródłach.

Szczeciński asystent obsługuje mieszkańców. Tej samej technologii może używać urzędnik przy pracy, której mieszkaniec nie widzi: gdy analizuje przepisy, przegląda orzecznictwo i przygotowuje projekt decyzji do podpisu. Poniżej opisujemy, jak to wygląda w praktyce, na co pozwalają przepisy i o czym pamiętać przy wyborze narzędzia.

Od okienka do zaplecza. Co już dzieje się w polskich urzędach

Czat dla mieszkańców łatwo zauważyć, bo trafia na niego każdy, kto wejdzie na stronę urzędu. Większość czasu urzędników zajmuje jednak praca, której z zewnątrz nie widać. Raport Implement Consulting Group i AI LAB SGH z czerwca 2025 r. szacuje, że generatywna AI może dać polskiej administracji około 8 mld zł wartości dodanej rocznie bez zwiększania zatrudnienia. Autorzy wskazują cztery obszary o największym potencjale: obsługę spraw indywidualnych, finanse publiczne, legislację i kontrole.

Według tego samego raportu AI może wspierać około 72% stanowisk w administracji, czyli mniej więcej 880 tys. miejsc pracy. Na 18% stanowisk część zadań da się zautomatyzować. Duża część tych zadań to praca z przepisami i dokumentami. Urzędnik ustala stan prawny, czyta akta, sprawdza, jak sądy rozstrzygały podobne sprawy, a potem pisze uzasadnienie, które ma przejść kontrolę w WSA. Przy tej pracy AI oszczędza najwięcej czasu.

Gdzie AI odciąża urzędnika w codziennej pracy

Analiza stanu prawnego przed wydaniem decyzji

Do referatu trafia wniosek o ustalenie warunków zabudowy dla działki o trudnym do określenia sąsiedztwie. Zanim urzędnik przygotuje decyzję, chce wiedzieć, jak sądy administracyjne oceniały analizę urbanistyczną w podobnych sytuacjach. Ręczne przeszukiwanie orzecznictwa zajmuje godziny.

W Gaius-Lex zadajesz pytanie zwykłym językiem, na przykład jak WSA ocenia wyznaczanie obszaru analizowanego przy decyzjach WZ. W odpowiedzi dostajesz przepisy i sygnatury orzeczeń. Każde źródło możesz otworzyć i przeczytać, więc od razu widzisz, na czym opiera się odpowiedź. Tak samo pracujesz przy sprawach podatku od nieruchomości, zwrotu dotacji czy opłat adiacenckich.

Projekt uzasadnienia decyzji i odpowiedzi na skargę

Art. 107 § 3 KPA wymaga, żeby uzasadnienie wskazywało fakty uznane za udowodnione, dowody, na których organ się oparł, i wyjaśniało podstawę prawną. Napisanie takiego uzasadnienia od zera trwa długo, szczególnie gdy materiał dowodowy jest obszerny.

Gaius-Lex przygotowuje szkic uzasadnienia na podstawie wskazanych przez Ciebie dokumentów i przepisów, które mają zastosowanie w sprawie. Tak samo przygotujesz odpowiedź na skargę do WSA albo na wezwanie organu nadzoru. Dostajesz projekt, który poprawiasz, uzupełniasz i podpisujesz. Ostateczna treść zawsze należy do Ciebie.

Praca na dokumentach z akt sprawy

W aktach bywa kilkadziesiąt pism, część z nich to skany. Gaius-Lex odczytuje tekst ze skanów, streszcza obszerną dokumentację i pomaga znaleźć miejsca, w których pisma strony są ze sobą sprzeczne albo brakuje wymaganego dokumentu. Organ nadal musi zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy, jak wymaga art. 77 § 1 KPA. Łatwiej to zrobić, gdy od początku wiesz, gdzie szukać problemów.

Wnioski o informację publiczną i publikacja w BIP

Zanim urząd udostępni dokument w trybie dostępu do informacji publicznej, zwykle musi usunąć z niego dane osobowe osób fizycznych. Przy kilkudziesięciostronicowej umowie czy protokole ręczna anonimizacja trwa długo i łatwo coś przeoczyć. Gaius-Lex automatycznie oznacza i usuwa dane osobowe, a Ty sprawdzasz wynik przed publikacją.

Baza wiedzy urzędu

Każdy urząd ma swoje wzory decyzji, dotychczasowe stanowiska w powtarzalnych sprawach i opinie radcy prawnego, które krążą w mailach i folderach na dysku. Gdy doświadczony pracownik odchodzi, znaczna część tej wiedzy odchodzi razem z nim.

W Gaius-Lex zbierzesz te materiały w jednym miejscu i przeszukasz je pytaniem zadanym zwykłym językiem. Nowy pracownik referatu szybko sprawdzi, jak urząd rozstrzygał podobne sprawy i którego wzoru użyć. Odpowiedź łączy dokumenty urzędu z aktualnymi przepisami i orzecznictwem.

Zamówienia publiczne i umowy

Przed podpisaniem umowy z wykonawcą sprawdź, czy jej postanowienia są zgodne z ustawą Prawo zamówień publicznych, na przykład klauzule waloryzacyjne czy kary umowne. Gaius-Lex analizuje projekt umowy, wskazuje postanowienia, które mogą budzić wątpliwości, i podaje przepisy, na których opiera tę ocenę.

Czego AI w urzędzie robić nie może

Decyzję administracyjną wydaje organ. Zgodnie z KPA to organ wyjaśnia stan faktyczny i ocenia zebrany materiał. Przewodnik po sztucznej inteligencji dla administracji publicznej, przygotowany przez Ministerstwo Cyfryzacji, mówi wprost, że za ostateczne rozstrzygnięcie odpowiada urzędnik, a system AI może wspierać tylko analizę wstępną.

Przewodnik wymaga też, żeby urzędnik merytorycznie ocenił treść przygotowaną przez AI i sprawdził przywołane przepisy oraz orzeczenia w źródłach urzędowych. Samo zaakceptowanie gotowego tekstu nie wystarczy. Modele językowe potrafią podać sygnaturę wyroku, który nigdy nie zapadł, albo przypisać sądowi tezę, której w orzeczeniu nie ma.

Sądy administracyjne już to zauważają. W postanowieniu z 23 czerwca 2026 r. (sygn. I FZ 104/26) NSA rozpatrywał zażalenie w sprawie dotyczącej VAT. Radca prawny powołał w nim postanowienia NSA, które dotyczyły innych zagadnień i nie potwierdzały jego stanowiska. Sąd oddalił zażalenie i napisał, że "nader krytycznie należy ocenić bezrefleksyjne korzystanie z narzędzi AI przez zawodowego pełnomocnika przy sporządzaniu pism procesowych". Postanowienie dotyczy pełnomocnika, ale ten sam mechanizm grozi uzasadnieniu decyzji, które trafi do WSA.

Dlatego w Gaius-Lex każda odpowiedź prowadzi do konkretnego przepisu, orzeczenia albo dokumentu, który możesz otworzyć. Weryfikacja zajmuje wtedy minuty.

Urząd musi też uwzględnić AI Act. Od lutego 2025 r. obowiązują zakazy niektórych praktyk, na przykład scoringu społecznego. Systemy używane do oceny prawa do świadczeń i usług publicznych rozporządzenie zalicza do systemów wysokiego ryzyka. Organ publiczny, który korzysta z takiego systemu, musi przeprowadzić ocenę skutków dla praw podstawowych (art. 27) i zapewnić nadzór człowieka. Pierwotnie te obowiązki miały obowiązywać od 2 sierpnia 2026 r. Pakiet Digital Omnibus, który wszedł w życie 27 lipca 2026 r., przesunął ten termin na 2 grudnia 2027 r. Omnibus złagodził też art. 4: urząd nie musi już gwarantować pracownikom określonego poziomu kompetencji w zakresie AI, ale ma wspierać ich rozwój.

Mieszkaniec zawsze musi mieć możliwość kontaktu z urzędnikiem i odwołania się od rozstrzygnięcia. Szczecin to uwzględnił: tradycyjne kanały kontaktu działają dalej, a urząd nie planuje redukcji etatów.

Dane mieszkańców a publiczne czaty AI

Pracownicy korzystają z AI, często bez wiedzy przełożonych. Według badania KPMG 55% Polaków używających AI w pracy nie mówi o tym pracodawcy, a szkolenie z AI przeszło tylko 29% z nich. Aż 90% badanych nie zna przepisów o korzystaniu z AI. Badanie obejmuje ogół pracowników, nie tylko sektor publiczny, ale trudno zakładać, że w urzędach jest zupełnie inaczej.

W urzędzie ma to szczególne znaczenie, bo akta sprawy administracyjnej są pełne danych osobowych. Przewodnik Ministerstwa Cyfryzacji zaleca, żeby do publicznych narzędzi AI nie wpisywać numerów PESEL, pełnych imion i nazwisk ani danych o zdrowiu. Wymaga też umowy powierzenia przetwarzania danych z dostawcą, a przy systemach wysokiego ryzyka oceny skutków dla ochrony danych (DPIA).

Szczecin prosi mieszkańców, żeby nie podawali asystentowi danych osobowych. Przy ogólnych pytaniach to rozsądne zalecenie. Urzędnik, który pracuje na aktach konkretnej sprawy, nie może go przestrzegać, bo dane osobowe są treścią tych akt.

Z myślą o takich organizacjach powstał Gaius Vault. To wdrożenie Gaius-Lex w infrastrukturze urzędu, on-premise albo w prywatnej chmurze. Dane nie opuszczają środowiska kontrolowanego przez dział IT i nie trafiają do publicznych modeli językowych. Rozwiązanie jest przygotowane pod wymagania RODO, AI Act i ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, której podlegają jednostki samorządu terytorialnego. Nie ma limitów użytkowników ani przechowywanych plików, więc z narzędzia może korzystać cały urząd.

Jak wybrać narzędzie AI dla urzędu. Checklista

Przewodnik Ministerstwa Cyfryzacji wskazuje kryteria wyboru dostawcy. Na ich podstawie przygotowaliśmy pytania, które warto zadać przed podpisaniem umowy:

• Gdzie fizycznie przetwarzane są dane i czy dostawca może wykorzystać je do trenowania modeli?
• Czy odpowiedzi wskazują źródło, na przykład przepis, sygnaturę lub dokument, które można samodzielnie sprawdzić?
• Czy narzędzie zna polskie prawo administracyjne i orzecznictwo sądów administracyjnych?
• Czy dostawca udostępnia dokumentację zgodności z RODO i AI Act oraz podpisuje umowę powierzenia?
• Czy można pracować na własnych dokumentach urzędu, takich jak wzory decyzji i wcześniejsze stanowiska?

Jak zacząć wdrożenie w urzędzie

Zacznij od jednego lub dwóch procesów, w których urząd obsługuje dużo podobnych spraw, na przykład odpowiedzi na wnioski o informację publiczną albo analizy orzecznictwa w referacie podatkowym. Łatwiej wtedy zmierzyć efekt i przekonać zespół do nowego narzędzia.

Równolegle przeszkol pracowników, którzy będą korzystać z AI. Szkolenie powinno uczyć weryfikacji wyników i zasad ochrony danych. W ten sposób urząd wspiera też kompetencje, o których mówi art. 4 AI Act. Przyjmij wewnętrzny regulamin, który określa, do jakich zadań i na jakich danych pracownicy mogą używać AI. Ogranicza to korzystanie z prywatnych kont w publicznych czatach.

Ostatni krok to pilotaż, w którym mierzysz czas obsługi sprawy przed wdrożeniem i po nim. Gaius-Lex oferuje trzymiesięczny proof of concept. Po nim możesz zrezygnować albo przejść do pełnego wdrożenia on-premise lub hybrydowego.

FAQ

Czy urzędnik może używać ChatGPT do pisania decyzji?
Publiczne czaty AI nie nadają się do pracy na aktach sprawy, bo urzędnik musiałby przekazać dane osobowe zewnętrznemu dostawcy bez odpowiednich zabezpieczeń. Przewodnik Ministerstwa Cyfryzacji odradza wpisywanie do nich numerów PESEL, nazwisk i danych wrażliwych. Do pracy z dokumentami urzędu potrzebne jest narzędzie wdrożone w kontrolowanym środowisku, z umową powierzenia.

Czy AI może wydać decyzję administracyjną?
Nie. Decyzję wydaje organ, a za jej treść odpowiada urzędnik. AI może przygotować analizę albo projekt, który urzędnik merytorycznie sprawdza.

Czy korzystanie z AI w urzędzie jest zgodne z RODO?
Tak, jeśli urząd ma podstawę prawną przetwarzania, zawrze umowę powierzenia z dostawcą i zadba o to, żeby dane nie trafiały do publicznych modeli. Przy systemach wysokiego ryzyka potrzebna jest też ocena skutków dla ochrony danych.

Jakie obowiązki z AI Act dotyczą gmin i starostw?
Już teraz obowiązuje zakaz niektórych praktyk, a urząd powinien wspierać rozwój kompetencji pracowników w zakresie AI. Jeśli urząd używa systemu wysokiego ryzyka, na przykład przy ocenie uprawnień do świadczeń, od 2 grudnia 2027 r. musi przeprowadzić ocenę skutków dla praw podstawowych i zapewnić nadzór człowieka.

Czym różni się AI on-premise od publicznego czatu?
We wdrożeniu on-premise model działa na serwerach urzędu albo w jego prywatnej chmurze, a dane nie trafiają do zewnętrznego dostawcy. Dział IT kontroluje, kto ma dostęp do systemu i jakie dokumenty są w nim przetwarzane.

Porozmawiaj o pilotażu w swoim urzędzie

Chcesz sprawdzić, jak Gaius-Lex sprawdzi się w pracy Twojego referatu? Umów prezentację Gaius Vault. Pokażemy narzędzie na przykładach z Twojej praktyki i omówimy, jak mógłby wyglądać trzymiesięczny pilotaż w infrastrukturze urzędu.